Dzięki projektowi e-akta od stycznia pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowo zatrudnionych pr
E-akta. Pracodawcy muszą pamiętać o dostosowaniu programów

Dzięki projektowi e-akta od stycznia pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowo zatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Zmiany oznaczają duże korzyści, ale najpierw trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.

Papierowa dokumentacja może być zmorą pracodawcy. W Polsce obowiązywał dotychczas jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Dzięki projektowi e-akta od stycznia 2019 roku pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowo zatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Dodatkowo nowe prawo daje możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. Do tej pory takiej możliwości nie było.

Jeśli przedsiębiorca, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie od nowego roku powinien jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Jest to również wskazówka dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego korzystają polscy przedsiębiorcy. Do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS w oparciu o projekt e-akta będzie na bieżąco dostosowany program Płatnik i e-Płatnik.

Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowo zatrudnionych osób będzie wynosił  10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia. Nowe przepisy wymuszają nowy zakres danych które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dane dotyczyć będą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej, w danym miesiącu. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA.

Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia tego roku musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.

Dodatkowo Zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy. Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
 

(AS)

NAPISZ DO NAS: kontakt@wadowiceonline.pl

Dodaj komentarz

Kod antyspamowy
Odśwież

Pamiętaj, że w Internecie nie jesteś anonimowy. Redakcja portalu WadowiceOnline.pl informuje, że nie odpowiada za treść komentarzy użytkowników. Komentarze o charakterze gróźb, personalne ataki oraz komentarze zakłócające dyskusję (trolling, spam) będą usuwane.